07 janeiro 2015

Como organizar as contas à pagar e contas pagas

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Não me considero a pessoa mais organizada do mundo, mas o método que uso para cuidar da casa, do trabalho (que também é em casa) da vida em geral tem dado certo, como regra procuro nunca deixar nada acumular (louça, roupas, objetos pela casa) e procuro criar uma rotina onde por volta das 7h dou aquela arrumadinha na casa, coisa básica, depois faço minha caminhada e lá pelas 9h da manhã começo a trabalhar.  Nem todos os dias é possível seguir, tem dias que tenho reunião logo cedo, outros dias que não tenho nada de tão importante então, fica mais fácil fazer outras atividades, inclusivo blog e as redes sociais do blog.

E claro, sempre pego dicas bacanas em grupos no Facebook como o Organize sem Frescuras por exemplo, ou no site Vida Organizada, a gente sempre aprende uma forma nova de fazer algo, uma dica para aquela atividade que fica meio enroscada, enfim.

Ontem numa postagem sobre a organização das contas a pagar e já pagas eu comentei que uso o Microsoft Outlook e algumas meninas pediram para ver como é, para ver se encaixa na rotina delas, se daria certo ou, então, resolvi fazer este post contando como eu faço com minhas contas.

Para mim funciona porque uso o Microsoft Outlook para e-mail profissional, uso muito a agenda para meus compromissos profissionais e o gerenciador de tarefas principalmente para a organização das contas da casa e da empresa e pago todas as contas pela internet.

Para isso, quase todos os meus boletos, guias de impostos, fatura de cartão de crédito são me enviado por e-mail, já solicitei junto às empresas e elas enviam. Água e luz ainda vem boleto normal, nestes casos eu fotografo ou escaneio a fatura gerando uma imagem delas.

1. Ao receber um boleto ou guia de imposto por e-mail eu já abro uma nova tarefa no Outlook  - Arquivo NOVO e coloco no assunto "Pagamento de XXX R$ 000.00" assim, o nome já se refere a atividade que terei que fazer. Colo esta imagem do boleto ou guia no corpo da nova tarefa, quando não recebo por e-mail (que é raro) eu escaneio ou fotografo para ter a imagem.

Organizando contas a pagar e contas pagas pelo Microsoft Outlook

2- Datas de início e data de conclusão coloco o dia do vencimento da fatura e no lembrete repito a data para que o sistema me avise. O horário você escolhe de acordo com o horário que costuma pagar ou acessar a internet bank. 
Eu costumo copiar (reescrever) o código de barras, assim quando vou pagar pela internet é só copiar e colar no campo de código de barras. Ou, se tiver o leitor basta posicionar sobre o código que ele lê.
Depois dos dados inseridos, clica em Salvar e Fechar que esta tarefa já estará agendada.

Organizando contas a pagar e contas pagas pelo Microsoft Outlook

3- A conta, ou tarefa vai aparecer na lista de Tarefas. Esta lista tem várias opções de visualização para a escolha do usuário.

Organizando contas a pagar e contas pagas pelo Microsoft Outlook

4- No dia do vencimento, no horário que você escolheu o outlook abrirá um pop up avisando dos vencimentos do dia. Basta clicar em abrir item para que ele abra e possa copiar as informações para pagamento.

Organizando contas a pagar e contas pagas pelo Microsoft Outlook

5- Assim  que efetuo o pagamento eu dou um print (copio) a imagem do comprovante de pagamento e colo no corpo da tarefa, logo abaixo do boleto. Para finalizar a tarefa no campo % Concluída eu coloco 100% e o sistema entende que foi finalizada. 

Organizando contas a pagar e contas pagas pelo Microsoft Outlook

6- Caso queira consultar as atividades concluídas, basta escolher a opção Tarefas Concluídas e verá ali a lista de todas as contas pagas.

Organizando contas a pagar e contas pagas pelo Microsoft Outlook

Eu não imprimo nada, fica tudo no Outlook e se por ventura tiver algum problema, acessando a conta bancária é possível tirar uma segunda via do comprovante de pagamento.
Apenas para guias de impostos da empresa (municipais, estaduais e federais) é que, depois de concluído o passo 5 eu gero um PDF da tarefa e arquivo virtualmente numa pasta nos meus documentos da empresa, também não imprimo.

Bem, como eu disse é uma forma que para mim funciona porque trabalho direto com computador e pago as contas online, sei que não é todo mundo que usa a internet para pagar, ou mesmo que use prefere ainda ter os papéis.

Minha mãe é um exemplo, ela tem uma agenda onde, assim que recebe os boletos, faturas, etc... ela anota o nome e valor no dia na agenda correspondente ao vencimento e arquiva a fatura numa pastinha de contas a pagar. Todo dia ela precisa olhar a agenda para ver o que esta vencendo, ao pagar ela imprime o comprovante e anexa à fatura, colocando numa outra pastinha de Contas Pagas e ao final de cada ano ou semestre ela vê o que precisa guardar ou pode jogar.

Cada pessoa tem uma forma, o banaca é encontrar algo que facilite o dia a dia não é mesmo?!
Ah, contas do gmail ou outro serviço podem ser colocadas no sistema da Outlook, aqui em casa é meu marido quem faz, mas existe vários tutoriais na internet explicando.

Bem, espero ter ajudado mais do que complicado! 


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Eli Martins

Publicitária que gerencia projetos de TI, mãe de gatos, produtora de conteúdo do Encantada e apaixonada por decoração, arquitetura e design, inquieta e adepta de projetos DIY.

Um comentário:

  1. Puxa, Eliane, vc é mesmo muito organizada.
    Sou também, mas, diferente de vc.
    Tenho as contas todas(as que permitem) em Débito Automático.
    Assim me sinto mais livre.
    Ainda recebo os comprovantes dos pagamentos, em casa.
    E guardo tudo em Pastas(Luz, GVT, Sky, etc, etc.).
    Acho que quem é organizado vive mais e melhor.

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